La Universidad Internacional de Valencia (VIU) es un referente en innovación y educación en España. Al ser una universidad 100 % online, gran parte de su éxito y de la fidelización de sus estudiantes depende directamente de su velocidad operativa y de la facilidad para hacer los distintos trámites. Por eso, ofrecer una experiencia de estudiante fluida, eficiente y sin barreras geográficas es clave para VIU y, para lograrlo, había que romper los silos tradicionales y redefinir las bases de su modelo operativo para eliminar cualquier fricción.
Desde GW nos pusimos manos a la obra para diseñar un nuevo modelo operativo que no solo optimizara sus procesos, sino que unificara todas sus áreas bajo una única forma de trabajar simple, medible y escalable.
Hoy charlamos con Charo Cervera para que nos cuente de primera mano cómo ha sido este proceso de transformación, en el que hemos trabajado codo con codo con su equipo.
¿En qué medida el proyecto os ha ayudado a ordenar y dar estructura a vuestro modelo operativo?
El alcance del proyecto era eso: analizar los procesos actuales y definir un modelo más eficiente y con impacto en la experiencia del estudiante, que reduzca barreras y rompa silos dentro de la institución. La situación nos ha permitido identificar que la mejor manera de abordar el proyecto y gestionar el cambio era diseñar un nuevo modelo operativo, que haga que las áreas se sumen a una nueva forma de hacer las cosas de forma simple y medida, con impacto.
¿Qué valor ha tenido contar con un equipo externo para definir cómo debía funcionar la operación, más allá de la tecnología?
La visión externa permite aportar un aprendizaje metodológico y, sobre todo, otro punto de vista de cómo abordar los procesos. Evidentemente, no se les pide un conocimiento profundo de la institución, pero contar con una visión objetiva dota a las decisiones de más fuerza y ayuda a la validación y a la gestión del cambio dentro de la universidad.
¿El trabajo previo de definición os ha facilitado la implementación y el aterrizaje del modelo en el día a día? ¿De qué forma?
Es fundamental un buen levantamiento de información y procesado de la misma, que permita llegar a un nivel de detalle que, por nuestra parte, el día a día no nos permite. Cuando todo está mejor construido desde la base, la gestión de excepciones en la implantación es menos importante, ya que se han tenido en cuenta muchas variables previamente, habiendo hecho partícipes del diseño a todos los implicados.
GW ha posibilitado que las cosas avancen y se ejecuten, no solo queden diseñadas y modeladas, sino que se bajen a la realidad con un plan óptimo y medido.
Charo Cervera, VIU
¿Hasta qué punto el proyecto os ha permitido ganar mayor visibilidad y control sobre la gestión de las operaciones?
La reconstrucción del modelo lleva asociado un modelo de medición del impacto, y liderarlo bajo mi dirección nos permite contar con esta información y ser muy conscientes de qué queremos medir.
En este mismo sentido, abordar el proyecto desde un equipo con una visión más amplia facilita trazar un modelo más avanzado y aspiracional, más evolucionado y con un componente tecnológico más pesado.
Si tuvierais que resumir en una frase qué ha aportado el acompañamiento en este proyecto, ¿qué destacaríais?
GW ha posibilitado que las cosas avancen y se ejecuten, no solo queden diseñadas y modeladas, sino que se bajen a la realidad con un plan óptimo y medido.
Las claves del proyecto
- Un gran trabajo de levantamiento de información con todas las áreas implicadas.
- Gestión del cambio dentro de la universidad.
- Un modelo avanzado apoyado en la mejor tecnología.
La apuesta de VIU por la mejora continua y por una operativa simple y eficiente es un reflejo de su liderazgo educativo. Colaborar con entidades que tienen esta visión tan clara y aspiracional hace que el camino sea un éxito asegurado.
Gracias, Charo, por dedicarnos este tiempo, por describir con tanta claridad todos los retos superados y por confiar en GW para impulsar el back-office de vuestra institución.
¿Tienes un reto parecido en tu organización? Hablemos.
